Penelitian dan pengabdian merupakan dua dari tiga pilar tri dharma perguruan tinggi yang wajib diperhatikan, diterapkan secara sinergi agar mendapatkan standar mutu perguruan tinggi yang berkualitas. Terkadang kampus hanya memprioritaskan pendidikan, dan mengesampingkan penelitian dan pengabdian, padahal mutu mahasiswa tidak hanya dilihat dari ilmu yang mereka punya, melainkan juga harus melakukan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. 16 dari 24 indikator standar mutu perguruan tinggi ditentukan oleh penelitian dan pengabdian kampus kepada masyarakat sehingga dua pilar tersebut harus diperhatikan dengan baik.
Menurut Waskito Zamani atau biasa dipanggil Mas Waskito, owner produk eCampuz, problematika yang sering dihadapi kampus dalam mengelola data penelitian dan pengabdian dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Perguruan Tinggi
Perguruan tinggi, sebagai suatu lembaga yang perlu memperhatikan mutu, harus bisa menyajikan data dari hasil penelitian, isi penelitian, proses, penilaian, sarana dan prasarana, bahkan sampai menganggarkan dana pelaksanaan dengan baik. Apabila kampus mampu mengelola data ini, maka mutu kampus tersebut juga dapat dikatakan baik.
2. Peneliti
Penelitian dan pengabdian kepada masyarakat umumnya dilakukan oleh dosen dan merupakan sumber karya dosen yang sifatnya tidak sekadar penelitian, namun berjangka panjang mulai dari pelaksanaan penelitian, sampai menjadi pertanggungjawaban; mulai dari PKD sampai prestasi sebagai jabatan fungsional. Jika pengelolaan data penelitian dan pengabdian tidak baik, maka akan menjadi problematika bagi dosen selaku peneliti.
Kedua problematika itulah yang sering dihadapi dalam pengelolaan data penelitian dan pengabdian yang perlu dicari solusinya. Pengelolaan data penelitian dan pengabdian kepada masyarakat merupakan harga mati bagi kampus dan peneliti di kampus karena pengelolaan data inilah yang akan menentukan mutu perguruan tinggi serta dosen dan mahasiswa selaku peneliti.
Mengapa eRiset dapat dijadikan kampus sebagai solusi dalam menghadapi problematika pengelolaan data penelitian dan pengabdian?
Delapan standar mutu penelitian hampir sama dengan standar mutu pengabdian, yaitu pelaksanaan penelitian, proses, hasil, isi, penilaian, peneliti, sarana dan prasarana, dan biaya pelaksanaan. Semua standar mutu tersebut sudah tersedia di dalam eRiset, mulai dari pengelolaan bagaimana penyajian data, dapat diakses siapa saja, dan melakukan pengajuan yang sesuai dengan pedoman penelitian yang ada. Dalam penyajian, data tersebut dapat terekam dengan baik di dalam basis data dan dapat disajikan kapan saja karena setiap proses pengembangan aplikasi eRiset Mas Waskito selalu berpedoman pada aturan yang sudah ada.
eRiset memiliki berbagai fitur, salah satunya mampu menyaring pelaporan sebuah pengajuan, apakah sudah sesuai skin dan output-nya. Sebelum mengajukan penelitian baru, setiap penelitian harus selesai, baik dari segi administratif maupun praktis, sebelum ganti tahun anggaran baru. eRiset dapat mengetahui apakah administrasi dan praktis penelitian sudah benar-benar selesai. eRiset bahkan mampu mengetahui progres penelitian sudah sampai dimana, apa saja kelengkapan data yang kurang, dan dapat menelusuri berbagai jurnal: karya siapa, kapan pelaksanaan penelitian jurnal, dan sebagainya. Bagi pengelola data eSPMI, data-data dari eSPMI juga telah tersaji dalam eRiset.
Satu hal yang membuat aplikasi eRiset ini menjadi aplikasi yang mumpuni karena sudah terintegrasi dengan eBKD, PAK, dan eSDM. Hasil karya dari dosen ada di eRiset, namun untuk jenjang karir dosen ada di eSDM. eRiset dan eSDM yang telah terintegrasi dapat melihat riwayat dosen sehingga ketika melakukan pelaporan, misal ke eBKD, dapat dengan mudah melihat riwayat penelitian ketika masuk ke sistem. Dosen yang melakukan pelaporan tiap semester tidak terbebani lagi karena pelaporan sudah dilakukan dan terekam dengan baik dalam eRiset. Kampus yang menggunakan sistem terintegrasi dapat memudahkan operator dalam pengelolaan data. Jika masih dilakukan secara manual, operator harus mencari data yang dibutuhkan dalam tumpukan berkas lainnya, harus membuka lembaran kertas satu per satu sehingga membuang waktu mencari data dan memakan banyak ruang untuk menyimpan data.
Beda halnya jika telah menggunakan sistem yang terintegrasi, pengelolaan data akan menjadi lebih mudah: menyimpan data cukup memasukkan ke basis data, mencari data cukup menggunakan fitur pencarian, ketika membutuhkan data penelitian dan pengabdian bisa ambil di eRiset, jika ada yang kurang bisa ditambahkan. Ketika selesai, sistem juga akan memberitahukan apakah sudah memenuhi (syarat) atau belum. Dengan data yang telah terekam, operator juga bisa dengan mudah memantau pelaporan data, apakah mengalami penurunan atau kenaikan nilai. Kemudian perbaikan data-data terdahulu bisa dilakukan dengan mudah dan cepat.
Baca juga : Sistem Informasi Kepegawaian: 7 Tahun Pengalaman Implementasi
Apa kedudukan eRiset dalam penelitian dan pengabdian suatu kampus?
Selain sebagai sumber pengelolaan data yang berbeda dari sistem pusat, Sintakmas, aplikasi eRiset bisa menjadi sebuah pelengkap. Tidak semua masalah kampus dapat diselesaikan dan bergantung pada sistem pusat karena peruntukan dana mungkin berbeda. Misal dana internal yang bersifat untuk eksternal, seperti kampus bekerja sama dengan sebuah institusi pemerintah dan non-pemerintah, maka eRiset akan mengelola dan memonitoring kegiatan kedua belah pihak.
Dari pengalaman Mas Waskito yang pernah mendampingi kampus dalam penggunaan eRiset, seperti PTKIN, eRiset digunakan untuk menyaring penelitian siapa saja yang memiliki mutu yang baik sehingga berhak masuk ke nasional. PTN dan PTS juga menggunakan eRiset untuk keperluan yang sama, yaitu setelah peneliti dinyatakan menang, pelaksanaan bisa dilakukan di internal menggunakan eRiset. Perguruan tinggi bisa mengajukan ke Sintakmas dan pasti ada proses seleksi. Dana internal di PTS biasanya ada tetapi tidak sebanyak di PTN. Dana ini tergantung dari peraturan kampus sendiri.
