Di beberapa kampus, unit Bagian Keuangan biasanya dikelola oleh beberapa orang dengan peran yang berbeda-beda, namun saling berkaitan. Setiap bagian tersebut biasanya terbagi menjadi bagian yang mengelola rencana anggaran, mengelola penerimaan, dan mengelola pengeluaran (biasa disebut bendahara). Bagian-bagian tersebut biasanya dipegang oleh orang yang berbeda atas tujuan kontrol dan mencegah kemungkinan terjadi kecurangan.
Umumnya, pembagian peran bagian keuangan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
- Bagian perencanaan anggaran berperan mengumpulkan dan mengelola data rencana target penerimaan dan rencana pengeluaran dari masing-masing divisi/fakultas/prodi.
- Bagian penerimaan berperan menerima dan mengelola data dana yang diterima dari pembayaran mahasiswa.
- Bagian pengeluaran berperan mengelola dana yang masuk untuk dibelanjakan sesuai dengan anggaran yang direncanakan.
- Bagian akuntansi atau pembukuan berperan mencatat seluruh penerimaan, pengeluaran, dan transaksi keuangan lainnya sesuai aturan yang berlaku.
Kali ini kita akan kupas singkat hal-hal yang terkait dengan peran bagian penerimaan. Bagian penerimaan di perguruan tinggi biasanya mengurus hal-hal yang berkaitan dengan pembayaran mahasiswa, baik pembayaran untuk registrasi dan herregistrasi. Bagian penerimaan biasanya memiliki data mahasiswa mana yang harus membayar, berapa yang harus dibayar, dan pembayaran dilakukan untuk proses apa—termasuk data apakah pembayaran mahasiswa tersebut harus dibayar lunas, dapat dibagi dalam termin, atau mendapat potongan beasiswa.
Umumnya, data yang dikelola oleh bagian penerimaan kemudian akan masuk ke bagian akunting untuk proses pembuatan laporan keuangan. Data tersebut juga digunakan untuk melihat realisasi target penerimaan (berapa yang sudah dibayar, berapa total tunggakan, sampai pada kapan tunggakan diperkirakan akan lunas) sehingga bagian pengeluaran atau bendahara dapat melakukan realisasi anggaran. Tentu saja hal tersebut fleksibel mengikuti bagaimana peraturan keuangan internal perguruan tinggi.
Belakangan ini, mengikuti kemajuan teknologi, sebagian besar perguruan tinggi beralih menggunakan layanan perbankan untuk penerimaan pembayaran mahasiswa. Mahasiswa sudah tidak perlu lagi antre di loket pembayaran kampus dan menyetorkan sejumlah uang tunai. Perubahan ini biasanya juga diikuti dengan perguruan tinggi beralih dari pengelolaan data penerimaan pembayaran manual menjadi memakai aplikasi pendukung untuk mengelola data pembayaran mahasiswa.
Sebagai salah satu perusahaan yang memiliki berbagai solusi sistem informasi pengelolaan perguruan tinggi yang lengkap dan terintegrasi, tim eCampuz juga menyediakan sistem informasi pembayaran mahasiswa yang bernama ePembayaran. Seperti yang sudah kita ketahui, solusi ini juga termasuk membantu fleksibilitas pengaturan tarif pembayaran, memfasilitasi integrasi pembayaran mahasiswa dengan mitra perbankan dengan mekanisme P2H, H2H, maupun Virtual Account. Aplikasi ePembayaran juga dapat membantu memantau dan menghasilkan laporan status tagihan pembayaran.
Fitur-fitur kompleks tersebut tentu saja saling terkait. Beberapa fitur tidak akan bisa berjalan jika fitur yang ada dalam proses sebelumnya tidak dijalankan dengan baik. Tidak jarang tim eCampuz mendapat pertanyaan dari bagian penerimaan terkait kegagalan penagihan pembayaran mahasiswa. Kasus ini biasanya karena ada proses yang belum dilakukan atau belum sepenuhnya dilakukan oleh operator bagian penerimaan. Sebagai contoh, seperti yang diungkapkan oleh Kak Hilmawan, langkah yang terbilang krusial adalah pengaturan tarif.
Jika operator kurang tepat melakukan pengaturan tarif pembayaran, maka sangat mungkin penagihan pembayaran mahasiswa gagal bayar. Maksudnya bagaimana? Misal tarif pembayaran mahasiswa dibedakan berdasarkan gelombang masuk—gelombang pertama memiliki tarif berbeda dengan gelombang kedua, dan ketiga, dan seterusnya. Biasanya, operator atau bagian penerimaan baru melakukan pengaturan tarif pada salah satu gelombang, sementara gelombang lain belum diatur tarifnya. Semakin kompleks pembedaan tarif pembayaran, akan semakin kompleks pula tarif yang harus diatur di awal. Kompleksitas pengaturan tarif ini sudah difasilitasi di aplikasi ePembayaran. Hanya saja, operator harus memastikan tidak ada pengaturan tarif yang terlewat.
Setelah operator bagian penerimaan dipastikan telah melakukan pengaturan tarif di awal, operator bagian penerimaan juga harus memastikan bahwa pembayaran sudah ditagihkan ke mahasiswa. Pembayaran yang belum ditagihkan ke mahasiswa, walaupun sudah ada tarif, tetap belum bisa dibayar. Jadi, jika di lapangan rekan-rekan operator bagian penerimaan mendapat laporan terjadi kegagalan pembayaran dari mahasiswa, tidak perlu panik. Silakan rekan-rekan operator bagian penerimaan mencoba untuk memeriksa apakah tarif yang akan dibayar sudah diatur di aplikasi ePembayaran? Kemudian, apakah tarif yang diatur sudah ditagihkan ke mahasiswa melalui aplikasi ePembayaran?
Sebetulnya mudah, bukan? Hanya saja memang ada step atau langkah yang tidak bisa dilewati begitu saja jika ingin aplikasi berjalan lancar.
Sesudah pembayaran ditagihkan, mahasiswa dapat melakukan pembayaran melalui mekanisme yang sudah disepakati oleh perguruan tinggi, melalui mitra-mitra pembayaran. Tagihan yang telah dibayarkan oleh mahasiswa, statusnya—apakah tagihan sudah lunas atau belum—dapat dipantau oleh operator bagian penerimaan melalui aplikasi. Hal ini diperlukan terutama jika pembayaran dapat dibayarkan dalam beberapa termin.
Jika proses pengaturan tarif dan penagihan sudah dilakukan oleh operator bagian penerimaan tetapi masih ditemukan kendala dalam pembayaran mahasiswa menggunakan aplikasi ePembayaran, sobat eCampuz boleh menghubungi kami untuk bantuan lebih lanjut.
