Pengelolaan sumber daya manusia (SDM) kepegawaian di perguruan tinggi terdiri dari rangkaian kegiatan, data, dan tuntutan administrasi yang kompleks. Tak cukup dikelola secara konvensional, dibutuhkan sebuah sistem mutakhir terintegrasi berupa sistem informasi kepegawaian yang memudahkan pengelolaan data dan administrasi secara efektif, efisien, dengan integritas data yang terjamin.

Sistem Informasi Kepegawaian

Adalah sistem yang digunakan untuk pengelolaan data kepegawaian secara terintegrasi, menghasilkan, menyimpan dan menyebarkan informasi yang terjamin mutunya, hingga dapat mendukung proses pengambilan keputusan untuk pencapaian target. 

Manfaat menggunakan sistem informasi kepegawaian

Sebelum memutuskan untuk menggunakan sistem informasi kepegawaian, tentu perlu dipahami betul manfaat apa yang didapatkan. Berikut beberapa manfaat yang bisa dirasakan langsung:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan data secara real time dan akurat.
2. Mengoptimalkan kinerja dan kualitas SDM sebab pengelolaan menjadi sistematis dan transparan.
3. Menghemat biaya dengan pengelolaan melalui sistem terintegrasi.
4. Memudahkan manajemen dan pimpinan mengambil keputusan, membuat perencanaan, melakukan pengawasan, delegasi dan pengaturan pegawai.
5. Memudahkan penghitungan capaian kerja.
6. Kemudahan dalam presensi dan cuti pegawai.
7. Cepat dalam proses pembuatan laporan.
8. Terjaminnya objektivitas dalam penilaian pegawai sebab semua dikelola di sistem.

Adakah solusi yang dapat mengakomodir kebutuhan di Perguruan Tinggi?

Tentu ada, salah satunya adalah eSDM. eSDM merupakan sistem informasi kepegawaian yang dihadirkan oleh eCampuz, mencakup segala proses pengelolaan SDM, dari mulai input data hingga generate laporan sesuai aturan pemerintah. eSDM sudah terdaftar Hak Cipta di Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual Kementerian Hukum dan HAM RI dengan nomor pendaftaran EC00201704144.

Sistem kepegawaian eSDM telah mencakup semua proses pengelolaan kepegawaian di kampus, dari mulai pendataan data pribadi (E-Personal), mutasi pegawai (E-Mutasi), riwayat pegawai (E-Riwayat), pengelolaan konten (E-Content), dan pengelolaan Beban Kinerja Dosen Online (E-BKD).

Seperti apa fitur eSDM, manfaat dan keuntungan apa yang kampus Anda bisa dapatkan dengan menggunakan sistem informasi kepegawaian eSDM, kami ulas lengkap dalam artikel kali ini.

Mengapa eSDM?

Terdapat benefit lebih yang didapatkan ketika memilih sistem Informasi Kepegawaian eSDM eCampuz yang sudah berpengalaman selama lebih dari 14 tahun mengelola sistem informasi perguruan tinggi di Indonesia.

1. Pendataan dan pengelolaan data kepegawaian lengkap dan terintegrasi

Tak ada lagi kerepotan dalam urusan pendataan dan pengelolaan, dari data yang tidak sinkron, data ganda, dan lain-lain. Proses pendataan dan pengelolaan hadir dalam satu sistem yang terintegrasi sehingga memberikan aksesibilitas data yang cepat, akurat, dan valid.

eSDM mencakup pengelolaan data pribadi pegawai, mutasi, dan riwayat pegawai dengan fasilitas upload dokumen di setiap menu. Dilengkapi dengan fasilitas verifikasi data, pengelolaan data kepegawaian melalui eSDM mempermudah pengelolaan menu SKP, BKD Online, dan pembuatan daftar riwayat hidup pegawai.

2. Permudah proses perhitungan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)

Peraturan pemerintah RI No 46 tahun 2011 dan Perka BKN Nomor 1 tahun 2013 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil telah mengatur tentang perhitungan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) pegawai yang wajib disusun oleh pegawai menyesuaikan rencana kerja instansi.

Perhitungan SKP yang dibuat oleh pegawai harus disetujui oleh pejabat penilai, kemudian dijadikan dasar penilaian dengan membandingkan antara target dari aspek kuantitas, kualitas, waktu, dan biaya. Sistem eSDM dengan mudah dan cepat membantu proses pencatatan dan penghitungan SKP mulai dari pengisian hingga penilaian semua secara terukur dan objektif.

3. Layanan pegawai secara mandiri (self service)

eSDM memberikan portal pegawai untuk melakukan cek dan pengelolaan informasi yang terkait dengan diri sendiri secara mandiri (self-service). Pengelolaan data self service meliputi pengelolaan data pribadi, data riwayat, mutasi, pengajuan SKP dan BKD Online, serta melihat informasi dan agenda terbaru.

Kemudahan akses informasi yang konsisten dan terkelola dengan baik dalam self service layanan sistem informasi kepegawaian dapat meningkatkan produktivitas dan keterlibatan karyawan.

4. Mudah dalam penghitungan Remunerasi Pegawai dan Dosen

eSDM memberikan kemudahan pengelolaan remunerasi bagi pegawai maupun dosen secara lengkap sesuai dengan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Nomor 31 tahun 2015. Semua catatan setting grade pegawai, tunjangan kinerja, capaian kinerja unit kerja dapat dikelola dengan cepat, mudah, dan tentu transparan.

5. Integrasi dengan Smart Card atau Finger Print

Integrasi eSDM dengan sistem presensi smart card atau finger print sangat menghemat waktu dalam proses pencatatan presensi. Proses pencatatan presensi akan terintegrasi dengan software presensi dengan cepat dan efisien.

6. Sistem dapat diakses di mana saja dan kapan saja

Memanfaatkan teknologi web, pengelolaan data dan aktivitas administrasi kepegawaian dapat dilakukan selama terhubung dalam jaringan komputer.

Baca juga : Checklist Kesiapan Kampus Untuk Adopsi Teknologi

7. Keamanan data dan fitur unggulan sesuai aturan terbaru

eSDM dibangun untuk memberikan solusi terhadap masalah pengelolaan kepegawaian di kampus. Fitur-fitur yang dikembangkan hadir untuk menjawab kebutuhan pengelolaan sistem yang efektif dan efisien.

Kiprah Implementasi eSDM di Perguruan Tinggi Indonesia

Sistem Informasi eSDM terbukti memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan data kepegawaian terutama fitur online yang mampu membuat setiap pegawai, dosen, maupun asesor dapat mengakses aplikasi dimanapun berada selama terhubung dengan internet.

“Memudahkan proses, baik dosen dan asesor, sebuah keniscayaan sistem jaman NOW. Sistem BKD Online ini tersusun sekaligus untuk integritas data dari pengguna dan sebagai langkah maju menuju basis data yang terintegrasi nantinya.”
– Ardhian Agung Yulianto, S.Kom.,M.T, Dosen Teknik Industri Universitas Andalas

Universitas Andalas sebagai salah satu pengguna aktif eSDM mengakui bahwa hadirnya Sistem Informasi Kepegawaian online menjadi solusi terbaik terhadap pengelolaan kepegawaian di perguruan tinggi saat ini. Dosen dengan mudah melakukan pengisian BKD, mengumpulkan dan menyimpan bukti kinerja secara digital. Semua aplikasi terhubung dalam satu tempat dan saling terintegrasi.

“Pengalaman tahun-tahun sebelumnya ketika masih menggunakan aplikasi terpisah, mengumpulkan data ini menjadi suatu kerepotan tersendiri. Tapi menggunakan aplikasi on-line memang membutuhkan persiapan yang baik. Semua data, seperti data dosen, data asesor, data ketua jurusan, dan lain-lain, harus tersedia secara baik. Tidak boleh ada data ganda, data yang tidak jelas identitasnya, statusnya, dan lain-lain, yang akan menyebabkan aplikasi tidak bisa “berjalan” dengan baik.  Tapi, Alhamdulillah, dengan pendampingan dari eCampuz anak perusahaan PT. Gamatechno, semua permasalahan tersebut bisa diatasi dengan baik. Secara keseluruhan, menggunakan aplikasi BKD on-line ini akan lebih menguntungkan dibandingkan dengan menggunakan aplikasi terpisah. ”
– Ir. Hendra Gunawan, MT Puskom Universitas Andalas

Tertarik ingin mencoba cara kerja Aplikasi eSDM? Kami membuka diskusi lebih lanjut, silahkan klik di bawah ini.