Sistem Administrasi Akademik Bekerja dan Implementasi Peraturan Pelaporan DIKTI
Berkaca dari kasus yang kini viral, mengenai seorang mahasiswa Perguruan Tinggi Swasata (PTS) di Malang terancam Drop Out (DO). Semestinya dapat menggugah kita untuk menelisik dan memperdalam mekanisme sebuah sistem administrasi akademik diterapkan pada institusi Perguruan Tinggi. Sehingga pelaporan data kepada Kementerian RISTEKDIKTI dapat tersaji dengan apik.
Jika kita cari, sebetulnya belum ada produk hukum dari Kementerian RISTEKDIKTI mengenai tata cara atau proses administrasi yang harus dilalui mahasiswa secara rigid. Surat Edaran Dirjen DIKTI no. 152/E/T/2012 yang memuat kewajiban publikasi makalah mahasiswa sebagai persyaratan lulus, disampaikan dalam sebuah lembar tanpa disertai limitasi dan persyaratan teknis administratif pra-penulisan. Oleh karena itu, Perguruan Tinggi kemudian membuat aturannya masing-masing demi tertib administrasi si calon alumni agar mereka memiliki data transaksi dan terpenuhinya pelaporan kepada Kementerian RISTEKDIKTI.
Penerapan aturan administrasi di Perguruan Tinggi sejatinya tercermin pada Sistem Informasi Akademik yang dipergunakan. Kembali pada kasus mahasiswa terancam DO karena proses administrasi. Seusai mahasiswa membayar biaya semester seharusnya sistem secara otomatis mengaktifkan status si mahasiswa. Setelah status mahasiswa dinyatakan aktif kemudian pendaftaran mata kuliah atau skripsi dapat dilakukannya. Dilanjutkan dengan proses bayar-membayar untuk seluruh kegiatan yang berkaitan dengan skripsi. Semudah itu sebetulnya prosesnya.
Yups, Managing Campus Has Never Been This Easy. Sistem informasi eCampuz telah menyediakan mekanismenya dalam rumpun Academic Management System (AMS). Aplikasi dalam rumpun ini berfungsi dalam pengelolaan administrasi dan manajemen akademik yang berkaitan dengan proses perkuliahan mahasiswa dari pendaftaran hingga lulus, dilengkapi integrator untuk pelaporan PDDikti Feeder. Rumpun aplikasi tersebut, terdiri dari:
- eAdmisi (SI Pendaftaran Mahasiswa Baru),
- eRegistrasi (SI Registrasi dan Her Registrasi),
- ePembayaran (SI Pembayaran Mahasiswa),
- eAkademik (SI Akademik),
- eFeeder (SI Integrator PDDikti Feeder),
- mCampus (Mobile Apps Portal Mahasiswa).
Mengacu dari kasus mahasiswa di atas berikut langkah-langkah penerapannya dalam sistem.
Pertama, mengubah status mata kuliah menjadi aktif. Kedua, mencatatkan data Kartu Rencana Studi (KRS) mahasiswa dengan mengambil mata kuliah Skripsi dan status bayarnya. Ketiga, melakukan perekaman proses ujian Tugas Akhir atau Skripsi, yudisium kelulusan dan mengubah status mahasiswa tersebut menjadi lulus.
Setelah proses internal di aplikasi Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi selesai dilakukan. Tinggal beranjak ke proses pelaporan data ke PDDIKTI. Eits, perlu diingat bahwa proses mengubah data di PDDIKTI dapat dilakukan dengan mudah oleh pihak Perguruan Tinggi selama periode pelaporan masih dibuka oleh Kementerian.
Baca juga: Tantangan Pelaporan PDDIKTI
Dari kasus di atas dapat disimpulkan bahwa AMS dapat menyelesaikan masalah Perguruan Tinggi dengan,
- Status aktif dan pencatatan KRS dapat diubah pada aplikasi eAkademik
- Status bayar dinyatakan dalam aplikasi ePembayaran
- Melakukan pencatatan proses ujian TA, yudisium, dan status lulus menggunakan aplikasi eAkademik
- Melakukan sinkronisasi data dari PDDikti Feeder dengan aplikasi eFeeder kemudian sinkronisasi ke Forlap.
- Mahasiswa dapat lulus dengan lancar.
Well, semoga kedepannya semakin banyak Perguruan Tinggi dapat menerapkan aturan administrasi dan sistem yang baik. Mahasiswa dapat fokus kepada masa depan yang telah dirintisnya dan Perguruan Tinggi terus dapat menelurkan alumni-alumni berdaya saing mumpuni.
Selamat hari Senin, jangan lupa untuk terus melakukan perbaikan diri.
Salam sobat eCampuz!