Halo sobat eCampuz, artikel kali ini akan membahas lanjutan dari podcast Serba-serbi eCampus Part 1 untuk menjawab berbagai persoalan yang menjadi pertanyaan pelanggan-pelanggan eCampuz. Masih bersama Pak Nanang selaku direktur PT. Solusi Kampus Indonesia. Jika sebelumnya kita telah membahas seputar aplikasi eCampuz, fitur virtual class integrasi Microsoft 365, hingga layanan eCampuz Cloud, maka di artikel kali ini akan diulas sedikit mengenai masalah konversi data, kontraktual pelanggan eCampuz, hingga membahas mengenai pengertian superadmin di dalam ekosistem eCampuz. Kita awali pembahasannya dengan berikut ini.
Baca juga : Serba-serbi eCampuz (Part 1)
Bagaimana cara konversi atau migrasi data dari sistem kampus yang lama ke aplikasi eCampuz?
Pak Nanang menjelaskan prosedur input master data di eCampuz yang menggunakan dua sumber data, yaitu dari Forlap PDDIKTI dan Non Forlap. Proses konversi atau migrasi data tentu saja tidak akan mempersulit pelanggan, karena eCampuz telah menyiapkan mekanisme untuk melakukan migrasi data. Pak Nanang juga menyampaikan bahwa data yang harus dipastikan oleh semua kampus adalah data-data Forlap yang disetor kepada PDDIKTI.
Sebelum melakukan konversi atau migrasi data, proses standar awal yang perlu diperhatikan adalah pengecekan data mahasiswa, dosen, mata kuliah dan lain-lain yang akan diinputkan ke dalam sistem yang baru. Jadi, data dari Forlap milik kampus yang akan dilakukan migrasi data, tim eCampuz akan dishare terlebih dulu akunnya (tentu dengan tanggung jawab menjaga kerahasiaan data tersebut) atau pihak kampus juga dapat mengunduhkan data yang dibutuhkan, kemudian diserahkan kepada Tim eCampuz.
Dalam melakukan proses migrasi data untuk source data yang berasal dari Forlap PDDIKTI, Tim eCampuz akan memperhatikan setiap data dari kampus dan melihat apakah terdapat data yang berstatus belum diinput atau tanpa keterangan. Kemudian data yang masih belum terisi akan diverifikasi kembali kepada pihak kampus. Karena, jika terdapat masalah mengenai data seperti ini harus ada negosiasi agar semua data yang penting terisi dan terpenuhi. Saat data tersebut telah terisi secara keseluruhan, proses konversi dapat dilakukan dan akan memakan waktu paling cepat hitungan hari atau bahkan tidak memakan waktu lebih dari satu minggu.
Sedangkan untuk sumber data yang berasal dari non Forlap PDDIKTI, misalnya data dari aplikasi lama milik kampus, bisa jadi sangat berbeda formatnya karena sistem lama milik kampus yang telah dikembangkan sebelumnya oleh konsultan lain. Atau pihak kampus yang masih manual menggunakan format data excel. Pak Nanang mengatakan bahwa hal ini akan dilakukan melalui proses konsolidasi dengan pengembang sebelumnya, karena eCampuz memiliki template sendiri kemudian data yang akan dikonversi atau migrasi akan divalidasi. Selain itu, bisa saja source data yang digunakan itu memiliki legacy sistem yang kemudian Tim eCampuz harus mendeskripsikan data tersebut. Dan jika beberapa data bersifat tertutup, maka proses konversi data akan memakan waktu yang lebih panjang. Kemungkinan beberapa masalah setelah konversi dilakukan itu adalah adanya kekosongan data. Setiap kasus setelah konversi data itu berbeda-beda, yang kemudian proses untuk saling konfirmasi hasil konversi data itu sangatlah perlu dilakukan.
Apakah kampus akan diberikan data yang sudah dikelola di aplikasi apabila terjadi putus kontrak dan tidak ingin diperpanjang? Bagaimana dan dalam bentuk seperti apa data diserahkan?
Masalah privasi dan kolektivitas data pada aplikasi akan dijamin. Data pada aplikasi eCampuz mempunyai backup plan dan apabila terjadi sesuatu, seperti urusan penyelesaian kontrak, Tim eCampuz akan melakukan export data dalam bentuk yang sesuai dengan format data Forlap PDDIKTI kepada pihak kampus. Seperti data master mahasiswa, transaksi nilai dan lain-lain, dan tentu saja siap olah, sehingga tidak memerlukan hal teknis yang sulit untuk mengolahnya kembali. Data berbentuk file database akan langsung dikeluarkan tanpa perlu diubah formatnya. Namun, karena data tersebut biasanya tidak gampang dibaca oleh pengguna yang minim pengalaman teknis maka data tersebut akan dibuat dalam format CSV atau Excel agar lebih mudah dibaca. Dan tentunya, setiap data dari pihak kampus akan dikembalikan kepada kampus tersebut ketika kontrak sewa tidak diperpanjang dan itu merupakan salah satu bagian dari standar layanan Tim eCampuz kepada pelanggan.
Bagaimana eCampuz menjaga keamanan data perguruan tinggi?
Keamanan data memang telah menjadi kekhawatiran kita semua, beberapa hal yang sifatnya private di sisi pelanggan eCampuz tentu saja pasti akan dilindungi. Dengan kecanggihan tools yang digunakan, data-data dan akses secara anomali dapat terdeteksi. Hal tersebut diidentifikasi sebagai potensi upaya penyusupan. Tim eCampuz telah memasang gateway di beberapa server yang memang diarahkan untuk memproteksi potensi-potensi seperti itu. Tindakan preventif tentu sudah disiapkan sebelumnya sebagai bentuk penerapan DRP (Disaster Recovery Plan). Sebenarnya yang dapat dihindari adalah yang berkaitan dengan social hacking, termasuk melindungi secara sistematik.
Hal kedua yang perlu diperhatikan, menurut Pak Nanang adalah sesuatu yang datang dari diri sendiri. Sebab, Tim eCampuz pernah menemukan vandalism. Namun, tindakan tersebut dapat diidentifikasi secara sistem dengan mengecek log history (eCampuz juga telah mempersiapkannya). Tindakan yang bersifat intruder eksternal tetap terus dimonitor karena hal tersebut memang tidak seratus persen aman. Akan tetapi, yang perlu diingat adalah keamanan itu selalu berbanding terbalik dengan kenyamanan.
Baca juga : 3 Langkah Cara Instal SSL Letsencrypt
Seperti apa kapabilitas Superadmin di dalam lingkungan aplikasi eCampuz?
Berbicara mengenai Superadmin ini, Pak Nanang mengatakan bahwa setiap modul dalam ekosistem eCampuz memiliki admin tersendiri. Misalnya, modul eAkademik, memiliki admin tersendiri yang peruntukannya untuk pengelola IT yang ada di lingkungan kampus. Admin tersebut bertugas untuk mengatur hak akses user dan menu. Sebagai contoh, perpindahan operator unit, Pak Nanang mengatakan bahwa hal tersebut harus diatur oleh admin. Artinya, admin pasti punya akses secara keseluruhan pada satu modul aplikasi.
Nah, berkaitan dengan akses ke semua modul yang terinstall di kampus, untuk saat ini manajemen usernya memang masih menggunakan sistem per-modul dan baru diterapkan pada layanan eCampuz Suite. Hal itu disebabkan karena infrastruktur yang dibutuhkan pada layanan eCampuz Suite sudah steady dan memiliki antisipasi jangka panjang. Sedangkan penerapan pada eCampuz Cloud membutuhkan environment dan server tambahan. Kedepannya, eCampuz tentu akan mengarah pada model pengaksesan admin ke semua modul.
