Kisah implementasi Sistem Pengelolaan Anggaran dalam artikel ini disarikan dari wawancara Pak Nanang Ruswianto bersama Mbak Dyah Fajar Nur Rohmah yang telah bergabung dengan eCampuz mulai dari tahun 2010. Mbak Dyah merupakan product owner solusi eCampuz yang khusus menangani Resource Manajement System 1 (RMS 1). Berikut ini diskusi Pak Nanang dengan Mbak Dyah mengenai Pengelolaan Rencana Anggaran Kampus Tanpa Ribet.
“Apa yang harus dihindari pihak kampus dalam mengimplementasikan Sistem Informasi Anggaran?”
Berdasarkan pengalaman mbak Dyah dalam mengimplementasikan sistem informasi anggaran di salah satu perguruan tinggi di Manado, satu hal yang penting untuk diperhatikan adalah dalam memilih pimpinan tim yang bisa memahami bagaimana sistem informasi aggaran yang akan dikembangkan. Selain itu, posisi sistem informasi anggaran itu sebenarnya akan lebih baik jika diimplementasikan terlebih dahulu sebelum melakukan input data ke aplikasi-aplikasi milik Kementrian, sehingga ketika Unit Keuangan Kampus akan mengimplementasikan sistem tidak bingung. Tentu saja selain itu perlu dukungan dari pimpinan agar implementasi berjalan lancar.
“Lalu, bagaimana dengan kesiapan organisasinya? Apakah perlu kesiapan dahulu?”
Tentu saja, untuk kesuksesan sistem informasi yang diimplementasikan membutuhkan adanya semacam Tim Percepatan yang bertugas mendampingi dan mengkoordinir Tim Operator Keuangan dalam menginput data dan menjalankan setiap fase dalam penggunaan sistem. Data master keuangan perguruan tinggi sedari awal harus dipersiapkan terlebih dahulu, kemudian tim percepatan membentuk tim lagi di bagian internal, siapa saja yang menginput data, siapa yang melakukan SOP pada sistem. Jadi, kesiapan organisasi untuk kesuksesan implementasi sistem kampus tentu saja perlu.
Termasuk adanya pemberian SK atau Surat Keputusan. Tim yang akan menjadi operator keuangan dapat SK agar dapat fokus menginput data siapa saja yang mengumpulkan dan menginput data sehingga dalam waktu seminggu data yang mau dikelola sudah masuk kesistem semua. Jadi jika kampus ingin sukses dalam mengimplementasikan sistem yang bagus seperti ini, dalam perencanaan anggaran harus memiliki komitmen dengan Tim ICT nya kemudian dibuatkan SK.
Baca juga: Anggaran Perguruan Tinggi Haruskah Dikelola Dengan Sistem?
“Infrastruktur IT apakah perlu diperhatikan juga?”
Itu juga perlu diperhatikan menurut pengalaman Mbak Dyah. Dalam mengimplementasikan sebuah sistem harus memerlukan infrastruktur IT yang memadai agar penggunaan aplikasi dap. Server juga termasuk unit yang perlu menjadi perhatian meskipun sebenarnya tidak harus memiliki sendiri. Tim IT bisa mensolusikan untuk menyewa server. Bisa menggunakan cloud server atau pakai jasa vendor.
“Dari pengalaman 8 kampus yang pernah dikunjungi, apa saja investasi yang harus dihindari agar anggaran tidak menjadi sia-sia?”
Salah satunya adalah kesiapan data. Jangan sampai ketika mengimplementasikan data, operator keuangan malah bingung sendiri perihal data yang mau dikelola itu apa. Karena awal dari implementasi harus ada data apa saja yang akan dikelola di sistem informasi anggaran. Kemudian, prosedur atau SOP (Standar Operasional Prosedur) pengelolaan sistem informasi anggaran juga harus disiapkan. Jangan sampai sudah beli aplikasi yang mumpuni tetapi SOP di dalam kampus malah belum siap.
“Apakah pemilihan mitra dalam implementasi itu penting?”
Memilih mitra penting sekali tidak hanya yang bisa menghasilkan apa yang kampus inginkan saja. Maksudnya, mitra harus bisa diajak mencari solusi bersama-sama. Jadi ketika pihak kampus membutuhkan jalan keluar dari permasalahan implementasi, mereka (mitra) dapat memberikan solusi terbaiknya agar agenda implementasi sukses berjalan.
Kemudian, terkait after sales juga harus dipertimbangkan. Pada saat kontrak dengan mitra selesai, apa yang akan dilakukan kampus juga penting. Perasaannya seperti sobat eCampuz yang tidak takut ketika ditinggal sendirian karena masih ada pendampingan dari mitra selama beberapa periode. Jadi, mitra juga menjadi salah satu kunci dalam mengimplementasi sistem anggaran ini.
“Rencana dalam keuangan tidaklah jauh berbeda. Namun, faktor kesuksesan dalam mengimplementasikan keuangan apa saja?”
Salah satunya pimpinan harus terlibat dalm pengambilan keputusan pembentukan tim langsung tentang rencana apa saja yang harus dilakukan sebelum sistem itu dimulai. Pengaruh pimpinan sangat penting dalam menggerakan tim operator keuangan yang bertugas. Dalam peran ini sendiri kalau di kampus ada unit IT misal Puskom, selain menyediakan infrastruktur yang baik supaya tidak ada kendala teknis dalam implementasi sistem, Puskom juga sangat bertanggung jawab penuh kepada aplikasi yang diimplementasikan. Berdasarkan pengalaman di salah satu kampus area Jakarta, tim ICT nya sangat solid dalam membantu operator. Ketika operator ada kendala teknis tim IT sudah sigap tanpa harus menunggu mitra atau vendor. Ketika tim operator tidak tahu cara menggunakan aplikasi, tim IT disana akan belajar terlebih dahulu kemudian mengajarkan ke operator lainnya. Jadi salah satu faktor suksesnya yaitu rekan-rekan di Unit IT/Puskom/ICT yang lebih mendengarkan sesama rekannya ketimbang dari luar mitra. Itulah salah satu peran Tim IT yang juga perlu bisa mengoperasikan sistem informasi yang mereka pelihara.
“Perlu tidak dalam implementasi sistem anggaran ada counterpath yang fokus untuk mengawal dari persiapan sampai siap digunakan?”
Perlu, karena tim counterpath ini sebenarnya sangat membantu mitra. Karena sistem informasi anggaran sendiri tidak bisa langsung diimplementasikan begitu saja, pasti ada custom tertentu. Tim operator ini sebagai user sistem informasi pasti minta custom atau perubahan apa yang biasa mereka lakukan. Nah tim counterpath ini selain sebagai pengawas juga akan menyaring apakah custom tersebut perlu dilakukan dan sesuai SOP.
Untuk jam terbang sangat perlu diperhatikan, karna eCampuz biasa melihat kualitas mitra dalam implementasi sistem sampai mana kemampuannya, sehingga ketika pihak IT eCampuz mengalami suatu kendala mitra tersebut bisa memberikan saran saran dari pengalaman yang sudah pernah dialaminya.
“Lalu apa saja suka dan duka yang pernah dialami oleh mbak Dyah dalam mengimplementasikan sistem informasi?”
Dukanya pernah dimarahin klien. Ketika tim sudah semangat untuk menimplementasikan sistem namun pemimpin tersebut tidak mendukung sepenuhnya. Sehingga dalam mengimplementasikan sistem informasi tidak maksimal.
Untuk sukanya, yaitu ketika sukses dalam membimbing mitra untuk menginput data ke sistem treasury. Saya senang mendapat mitra yang solid baik dari pemimpin yang mendukung, tim ICT nya yang gercep, tim operator yang saat itu masih mudah diajarkan, akhirnya sudah terimplementasikan selama 2 tahun.
“Mengapa kampus harus meninggalkan cara manual dan mulai menggunakan sistem?”
Kampus sangat memerlukan sistem supaya dapat meminimalisir terjadinya human error. Terkadang dalam mengelola data keuangan yang begitu banyak sering terjadi selisih. Sehingga harus mengulang dan mencari selisihnya kembali. Maka dari itu pentingnya sistem untuk mengurangi terjadinya human error. Selain itu, menggunakan sistem tentu lebih efisien. Dari pengalaman kampus yang masih manual untuk mengelola data keuangan bisa membutuhkan waktu 1-2 minggu untuk mendapatkan verifikasi dan sering melakukan pertemuan di hotel 3-4 hari untuk mengaudit kembali data keuangan. Namun dengan menggunakan sistem waktu tersebut dapat dipangkas menjadi 1-2 hari saja untuk memverfikasi data keuangan. Sehingga waktu dan biaya pertemuan akan lebih efisien.
“Apakah pernah ada komplai dari regulasi tertentu seperti PMK atau lainnya?”
Untuk sistem yang eCampuz bangun ini sudah disesuaikan dengan peraturan yang ada dari PMK. Boleh dibilang sudah 90% sesuai standart PMK dan 10% nya tergantung dari kebijakan kampus. Sehingga pihak-pihak kampus tidak perlu khawatir dengan implementasi sistem.
Bagi mbak Dyah sendiri ini merupakan sebuah tantangan baru. Tidak semua sistem bisa diberlakukan sama. Kita harus bisa menyesuaikan dengan permintaan kampus seperti apa maunya bentuk sistemnya. Pernah ada kampus yang mengucapkan terimakasih kepada mbak Dyah yang mengatakan kalau dalam sistem pengelolaan keuangan lebih baik dari sebelumnya.
Sebagai penutup mbak Dyah berpesan “Jangan takut ketika ada sistem yang baru, karena demi kebaikan bersama, bisa membantu pekerjaan mengolah data dan juga bisa lebih mengefisien waktu”. Sobat eCampuz juga bisa mendengarkan diskusinya di Youtube eCampuz Official, ada di video ini yaa.
