Setelah membahas pengelolaan data yang diklasifikasikan sebagai data Master atau data yang cenderung bersifat lebih statis, ada sejumlah data lain yang tidak kalah penting untuk diperhatikan oleh staf administrator kampus untuk dilaporkan ke PDDIKTI (Pangkalan Data Pendidikan Tinggi). Data yang dimaksud adalah data Transaksional yang berkaitan dengan aktivitas kuliah mahasiswa selama menjalankan kegiatan akademik. Data ini sifatnya bisa dinamis dan akan dapat berubah-ubah sepanjang mahasiswa yang bersangkutan masih berkuliah di suatu perguruan tinggi.
Secara kuantitas, jenis data aktivitas kuliah mahasiswa ini jumlahnya cukup banyak dan memerlukan perhatian untuk dikelola secara berkala. Aplikasi eFeeder dari eCampuz akan dapat mempermudah proses pengelolaan data tersebut secara lebih efektif. Berbagai macam data akan dibutuhkan untuk dilaporkan ke pihak stakeholder sesuai instruksi Permendikti. Data-data ini sendiri perlu dimasukkan sedari mahasiswa mulai berkuliah hingga lulus. Penggunaan eFeeder berguna untuk menjaga data agar tetap dapat terlapor secara valid sedari awal data itu dibutuhkan.
Memproses Pelaporan Data Kartu Rencana Studi
KRS (Kartu Rencana Studi) perlu dilaporkan tidak lama setelah kegiatan akademik dimulai. Apabila data KRS ini dilaporkan secara manual, akan dapat memakan banyak waktu bagi staf administrator kampus, terlebih jika jumlah mahasiswa cukup besar.
eFeeder sudah bisa merekam data ini sejak mahasiswa mengisikan secara mandiri saat masa pengisian KRS. Melalui portal mahasiswa, data mata kuliah yang diajukan sudah bisa direkam. Pengisian mata kuliah saat masa pengajuan KRS ini juga dapat dipastikan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Batasan jumlah mata kuliah maksimal berdasarkan indeks prestasi semester sebelumnya bisa menjadi filter untuk menentukan seberapa banyak mata kuliah yang akan diambil oleh mahasiswa. Pihak staf administrator kampus pun bisa memantau sekaligus mengubah data KRS ini apabila diperlukan. Ketika sudah disetujui dan dirasa sudah sesuai, data KRS dari semua mahasiswa bisa langsung diteruskan ke PDDIKTI.
Baca juga: 4 Model Pelaporan Kampus ke Feeder DIKTI
Otomasi Laporan Data Biaya Studi
Data mengenai pembayaran yang dilakukan mahasiswa selama masa studinya menjadi informasi yang perlu dilaporkan ke PDDIKTI. Pengguna eFeeder bisa meneruskan pelaporan data mengenai hal tersebut secara lebih sederhana. Hal itu bisa dilakukan karena aplikasi ini bisa terhubung ke aplikasi pembayaran di mana data dari aplikasi itu bisa diambil.
Dengan demikian, maka proses pelaporan juga menjadi lebih cepat. Kemampuan tersebut juga akan banyak membantu karena bisa jadi tiap mahasiswa bisa dikenakan biaya yang berbeda, misalnya ada yang mendapat potongan, mendapat pembebasan biaya pendaftaran dan semacamnya. Jika data tersebut dilaporkan secara manual, maka akan dapat memakan waktu karena perlu koordinasi antar bagian di kampus
Pemrosesan Nilai Sekaligus Untuk Dilaporkan
Di masa kegiatan akademik di suatu semester menjelang usai, hasil belajar dari mahasiswa yang berbentuk nilai akan diteruskan ke PDDIKTI. Proses pelaporan pun akan lebih terorganisir ketika menggunakan eFeeder. Pemberian nilai ini akan langsung dilakukan oleh dosen pengampu mata kuliah melalui portal dosen sendiri.
Di sisi dosen, proses pemasukan nilai mahasiswa juga dimudahkan. Dosen bisa memilih untuk memproses nilai secara langsung di portal tersebut atau mengisinya melalui halaman spreadsheet MS-Excel untuk kemudian di-import melalui eFeeder. Penghitungan nilai yang berdasarkan beberapa parameter seperti angka kehadiran, nilai ujian tengah semester dan nilai ujian semester juga bisa langsung dihitung atau disesuaikan oleh dosen sendiri. Hasil akhir nilai yang berbentuk angka maupun peringkat huruf.
Data nilai ini akan langsung bisa dilaporkan ke PDDIKTI. Setelah kegiatan akademik berjalan ke semester-semester berikutnya, hasil belajar mahasiswa juga bisa langsung dilihat termasuk indeks prestasi sementara atau pun jumlah mata kuliah yang sudah ditempuh.
Pelaporan Data Mengenai Tugas Akhir Mahasiswa
Sejumlah informasi mengenai tugas akhir mahasiswa juga bisa dilaporkan ke PDDIKTI. Data yang dilaporkan pun bisa lebih spesifik. Mulai dari dosen pembimbing hingga perkembangan bimbingan tugas akhir yang sudah dilakukan. Kapasitas eFeeder untuk melakukan pelaporan secara langsung menuju ke PDDIKTI juga dapat dijadikan bahan untuk mengevaluasi kampus. Jumlah rasio dosen dan mahasiswa aktif bisa langsung terekam. Jumlah mahasiswa yang masih aktif dan yang sudah tidak pun, akan dapat diperbarui melalui pihak staf administrator kampus.
Bagi pihak kampus sendiri, data yang sudah terkumpul juga bisa menjadi bahan untuk menjalankan kegiatan evaluasi internal. Data itu bisa dipakai untuk mengevaluasi kemampuan mahasiswa, proses kegiatan akademik atau kinerja dosen. Meskipun banyak data yang bisa dilaporkan langsung ke PDDIKTI melalui eFeeder, pihak staf administrator kampus tetap memerlukan langkah validasi ketika mengolah data itu atau setidaknya memeriksa. Saat pelaporan ke PDDIKTI, nantinya dapat terlihat persentase data yang terlapor. Apabila masih ditemukan kekurangan, sebaiknya tetap diperiksa kembali data yang memerlukan pengecekan ulang. Pihak staf administrator kampus akan dapat memeriksa di bagian mana ditemukan kekurangan pelaporan data ini sekaligus memastikan validitasnya.
Baca juga: PMB Online, Kampus Harus Pakai Gak Sih?
