Pengelolaan kampus memang kini akrab dengan sistem informasi, baik sistem informasi akademik maupun non-akademik. Sistem informasi ini akan terintegrasi dengan seluruh bagian kampus sekaligus sebagai media penyimpanan data. Sistem informasi akademik (SIA) merupakan sebuah aplikasi yang mengintegrasikan seluruh proses inti sebuah bisnis pendidikan ke dalam sebuah sistem informasi serta didukung oleh teknologi terkini. Dengan penerapan SIA akan mempengaruhi mutu layanan secara keseluruhan, yaitu layanan yang berhubungan dengan pihak di luar lembaga pendidikan dan intern lembaga pendidikan itu sendiri.
Pada artikel yang lalu, telah diulas pentingnya sistem informasi untuk pengelolaan kampus. Dalam artikel kali ini, Tim eCampuz akan mengajak anda untuk membayangkan bagaimana kondisi kampus tanpa adanya sistem informasi akademik. Apa yang akan terjadi?
1. Boros SDM
Tanpa sistem informasi akademik, kampus akan menyimpan dan mengolah data secara manual. Hal ini tentunya akan berdampak pada jumlah SDM yang dibutuhkan. Kampus akan membutuhkan jumlah SDM yang lebih banyak untuk menangani data kampus yang jumlahnya tidak sedikit.
2. Sulit melakukan kontrol untuk dosen dan mahasiswa
Mahasiswa yang jumlahnya banyak tentunya perlu mendapatkan pengawasan dari kampus dalam hal absen. Begitu juga dosen. Jika kampus masih menggunakan sistem pengolahan data secara manual, mahasiswa dengan mudah ‘titip absen’. Dosen bisa mangkir dari tanggung jawab atau punya pekerjaan sampingan karena kegiatan dalam kampus tidak terpantau.
Dengan adanya sistem informasi akademik, aktivitas maupun jadwal mahasiswa dan dosen dalam kampus dapat terpantau dengan mudah. Saat ini banyak kampus yang sudah menggunakan sistem absen finger print yang menyulitkan mahasiswa yang akan ‘titip absen’.
Baca juga: Pentingnya Pendampingan Saat Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi Akademik
3. Kesulitan pembagian jadwal dan kelas
Pembagian jadwal dan kelas yang dilakukan di awal semester tentunya merupakan patokan kegiatan belajar mahasiswa untuk satu semester ke depan. Karenanya, pembagian jadwal dan kelas merupakan hal yang penting. Pembagian jadwal dan kelas yang dilakukan secara manual meningkatkan kemungkinan mahasiswa tidak mendapatkan kelas karena tidak adanya koneksi langsung dengan jadwal dosen pengajar.
Pembagian jadwal dan kelas dengan menggunakan sistem informasi akademik tentunya jauh lebih mudah. Sistem informasi akademik akan menyediakan kuota untuk tiap kelas dan terintegrasi dengan jadwal dosen. Karena itu kemungkinan mahasiswa tidak mendapatkan kelas akan semakin kecil.
4. Pengelolaan data dosen, karyawan, dan mahasiswa menjadi susah
Hal paling penting untuk dikelola kampus salah satunya adalah data, terutama data dosen, karyawan, dan mahasiswa yang menjadi subjek utama dari kampus atau perguruan tinggi. Baik itu data pribadi individu dosen maupun mahasiswa, data pembayaran dan registrasi mahasiswa, data satuan kredit semester (SKS) dan materi perkuliahan, data karyawan dan kepegawaian yang tentunya sangat banyak untuk ukuran sebuah kampus atau perguruan tinggi. Bisa dibayangkan jika harus mengelola semua data tersebut secara manual, akan sangat susah, merepotkan, dan rawan akan kesalahan maupun duplikasi data.
5. Akan banyak dokumen kertas yang digunakan
Tidak adanya Sistem Informasi Akademik yang berbasis digital di kampus mengakibatkan semua manajemen dilakukan secara manual. Termasuk pengelolaan data mahasiswa dan dosen yang mengharuskan menggunakan berkas – berkas dokumen kertas. Semakin banyak data yang disimpan dan diolah, semakin banyak pula dokumen kertas yang harus digunakan. Banyak sekali kekurangan dari dokumen kertas dibanding dengan dokumen digital seperti arsip yang kurang rapi, memakan tempat, serta tidak mudah dicari. Hal tersebut juga bertentangan dengan konsep paperless office yang menjadi arah sebuah instansi kedepannya.
Baca juga: 5 Langkah Mudah Menuju Paperless Office
Beberapa hal diatas yang akan ditemukan pada kampus yang tidak menggunakan sistem informasi akademik (SIA). Jadi, bisa dilihat betapa penting dan bermanfaat-nya SIA bagi kampus jaman sekarang ini. Sistem informasi dan teknologi adalah aset berharga yang mampu dukung peningkatan pelayanan dan akreditasi di perguruan tinggi. Memilih layanan sistem informasi akademik terbaik dengan kemampuan menyesuaikan kebutuhan dan anggaran kampus jadi tugas besar dari pengelola perguruan tinggi. Jangan sampai hadirnya sistem informasi akademik hanya menjadi beban operasional dan beban anggaran saja.