Pengelolaan aset di sebuah kampus terdiri dari pengelolaan inventaris dan logistik. Tata kelola data inventaris kampus tidak serutin pengelolaan data logistik.
Data logistik bisa terdiri dari barang habis pakai, alat tulis kantor dan perlengkapan lainnya yang sering dibutuhkan.
Setiap harinya hampir selalu ada transaksi permintaan data logistik yang keluar masuk gudang. Anda pasti tahu betapa ribetnya mencatat transaksi keluar masuk barang di setiap harinya, yang pastinya gak sedikit jumlahnya.
Di sebuah kampus di Jakarta memiliki kendala yang sama, pengelolaan data logistik yang banyak dengan rutinitas transaksi yang relatif banian serial harinya seringkali membuat operator kewalahan dalam mencatat keluar masuknya barang. Aplikasi pencatatan logistik yang sudah dimiliki oleh kampus tersebut pun belum bisa membantu dengan optimal di karenakan hanya bisa beroperasi pada sistem operasi Windows versi lama yang berbasis desktop.
Lain halnya dengan sebuah kampus di Palembang, kampus tersebut sama sekali belum memiliki aplikasi yang membantu dalam pencatatan transaksi keluar masuknya data logistik dan ATK. Pencatatan transaksi dilakukan secara manual. Masalah yang timbul dari sana adalah untuk mengetahui laporan terkini stok logistik yang ada dalam gudang sekaligus nilaiya. Kampus tersebut juga tidak bisa mengetahui barang-barang logistik yang sudah tidak bisa digunakan lagi dan yang masih bisa digunakan lagi. (Baca juga: 3 Ciri Kampus Menjalankan Pengelolaan BLU Dengan Benar)
Ada beberapa tips agar pengelolaan data logistik dapat berjalan dengan efektif, dari pengalaman tim RMS1 eCampuz selama ini :
- Tentukanlah laporan barang logistik yang seperti apa yang ingin Anda buat, karena laporan-laporan ini akan membantu Anda menentukan prosedur pengelolaan barang logistik di kampus.
- Klasifikasikanlah barang-barang logistik yang ada di gudang anda sesuai dengan jenisnya, ini akan memudahkan anda dalam menyusun laporan-laporan berkenaan dengan penggunaan barang logistik.
- Tentukan stok minimal untuk setiap barang logistik. Stok minimal akan membantu Anda sebagai indikator kapan harus melakukan pengadaan barang.
- Gunakan Sistem Informasi untuk membantu Anda dalam mencatatkan segala transaksi. Ada baiknya menggunakan Sistem Informasi yang berbasis web, sehingga Anda bisa melakukan pengecekan setiap saat dan dimana saja, yang tak kalah penting juga adalah bisa dijalankan lewat sistem operasi apapun.
- Pastikan ada opsi transfer knowledge dari penyedia Sistem Informasi Anda, agar Anda dapat memahami dengan baik dan mendalam solusi yang Anda beli, secara pemrograman, struktur dan relasi basis datanya.
Peran pengelolaan data logistik yang efektif tidak hanya berputar pada penanggung jawab data tersebut, tapi juga kebijakan prosedur dan alat bantu yang tepat. Kurang tepatnya pemilihan alat bantu pengelolaan data bisa menyebabkan tidak optimalnya pelaksaan kebijakan atau prosedur di suatu institusi. Sistem Informasi yang tepat akan memudahkan juga pengelola barang dalam menjawab tuntutan integrasi, dalam konteks utuh proses bisnis Kampus.
Jadi, pastikanlah kampus Anda memilih Sistem Informasi Pengelolaan Aset yang tepat dan dapat membantu pekerjaan Anda.
