gtAdmisi

Pendaftaran mahasiswa baru merupakan tantangan tersendiri bagi perguruan tinggi dalam prosesnya. Jumlah pendaftar yang cukup banyak hingga mencapai angka ratusan bahkan ribuan tentunya perlu didukung oleh sistem yang memadai. Sistem yang memadai tentunya harus bisa memenuhi kebutuhan kedua belah pihak, baik perguruan tinggi maupun pendaftar.

Gamatechno yang telah menjadi mitra lebih dari 90 perguruan tinggi di Indonesia memiliki solusi yang tepat untuk situasi ini. Gamatechno eCampuz yang merupakan versi sewa/cloud dari Gamatechno Campus Suite, adalah produk yang ditujukan untuk menjadi solusi bagi perguruan tinggi. Sistem ini merupakan sistem informasi terintegrasi yang terdiri atasbeberapa modul aplikasi yang dirancang sesuai dengan kebutuhan perguruan tinggi. Mulai dari pengelolaan penerimaan calon mahasiswa, pengelolaan perkuliahan mahasiswa hingga lulus, pengelolaan aset kampus yang meliputi aset sumber daya manusia, keuangan dan aset barang, perpustakaan, penelitian dan beasiswa hingga dashboard system untuk pimpinan kampus.

Untuk mengelola  proses penerimaan calon mahasiswa dengan baik, eCampuz memiliki modul gtAdmisi.  gtAdmisi merupakan aplikasi untuk mengelola penyelenggaraan ujian masuk perguruan tinggi yang dilengkapi fasilitas bagi calon mahasiswa maupun penyelenggara. Sistem ini memberi kemudahan bagi calon mahasiswa dalam melakukan proses pendaftaran dan memiliki sistem pelaporan lengkap sehingga membantu penyelenggara untuk mengelola data dengan lebih efisien. Dengan menggunakan sistem sebagai basis integrasi data, secara langsung dapat mendukung pengurangan penggunanaan kertas.

Dengan memanfaatkan teknologi, gtAdmisi memberikan kemudahan dalam proses pendaftaran ujian masuk perguruan tinggi karena dapat dilakukan secara online. Fitur yang mendukung proses pendaftaran ini disebut juga Front Office. Fitur ini meliputi Entry Biodata Online Support untuk melengkapi data calon mahasiswa, Host to Host dengan bank mitra perguruan tinggi yang berfungsi sebagai integrasi data secara online dengan bank mitra dan mendukung proses pembayaran, Penjualan PIN Online berfungsi sebagai integrasi dengan bank Mitra terkait dengan pembelian online formulir pendaftaran (PIN) sehinga dapat memudahkan rekapitulisasi dan memperluas jangkauan potensi pendaftar luar daerah.

Pemilihan Prodi, Jalur Masuk Pemetaan Otomatis ke Ruang Ujian, dan Bukti daftar dilengkapi jadwal lengkap ujian yang harus diikuti. Setelah proses pendaftaran selesai dilakukan, gtAdmisi dapat membuat Nomor Pendaftaran (PIN) serta Nomor Ujian secara otomatis dengan format kode sesuai dengan yang dimiliki perguruan tinggi yang bersangkutan. Nomor dan data calon mahasiswa ini kemudian dicetak menjadi kartu ujian sesuai dengan format perguruan tinggi.

Data calon mahasiswa yang sudah masuk ke dalam sistem akan langsung dilaporkan pada eksekutif perguruan tinggi yang bersangkutan. Laporan ini meliputi distribusi lokasi kota/ propinsi pendaftar, program studi dan jumlah peminatnya, serta gambaran pendapatan dari aktivitas pendaftaran mahasiswa baru.

Untuk pengelolaan data bagi penyelenggara, gtAdmisi menyediakan fitur Back Office yang meliputi Pengelolaan jalur masuk dan kelompok ujian yang ditawarkan, Pengelolaan prodi yang ditawarkan per kelompok ujian, Setting jadwal ujian masuk per kelompok ujian, Pengelolaan ruang ujian, setting untuk automatic mapping pendaftar, Pengelolaan data pendaftar, Pengelolaan nilai ujian, Sorting pendaftar berdasarkan nilai ujian, Penerimaan pendaftar menjadi calon mahasiswa, dan Integrasi.

Setelah proses sorting dan penerimaan pendaftar menjadi calon mahasiswa, data yang sudah diolah kemudian diintegrasi dengan gtRegistrasi yang merupakan sistem informasi Registrasi dan Re-registrasi. gtRegistrasi ini memuat data hasil seleksi penerimaan mahasiswa baru dan data referensi akademik/umum.(lia)