Pengelolaan kampus memang kini akrab dengan sistem informasi. Sistem informasi ini akan terintegrasi dengan seluruh bagian kampus sekaligus sebagai media penyimpanan data. Pada artikel yang lalu telah diulas pentingnya sistem informasi untuk pengelolaan kampus. Dalam artikel kali ini, penulis akan mengajak anda untuk membayangkan bagaimana kondisi kampus tanpa adanya sistem informasi.

Apa yang akan terjadi?

1. Boros SDM

Tanpa sistem informasi, kampus akan menyimpan dan mengolah data secara manual. Hal ini tentunya akan berdampak pada jumlah SDM yang dibutuhkan. Kampus akan membutuhkan jumlah SDM yang lebih banyak untuk menangani data kampus yang jumlahnya tidak sedikit.

2. Sulit melakukan kontrol untuk dosen dan mahasiswa

Mahasiswa yang jumlahnya banyak tentunya perlu mendapatkan pengawasan dari kampus dalam hal absen. Begitu juga dosen. Jika kampus masih menggunakan sistem pengolahan data secara manual, mahasiswa dengan mudah ‘titip absen’. Dosen bisa mangkir dari tanggung jawab atau punya pekerjaan sampingan karena kegiatan dalam kampus tidak terpantau.

Dengan adanya sistem informasi, aktivitas maupun jadwal mahasiswa dan dosen dalam kampus dapat terpantau dengan mudah. Saat ini banyak kampus yang sudah menggunakan sistem absen finger print yang menyulitkan mahasiswa yang akan ‘titip absen’.

3. Kesulitan pembagian jadwal dan kelas

Pembagian jadwal dan kelas yang dilakukan di awal semester tentunya merupakan patokan kegiatan belajar mahasiswa untuk satu semester ke depan. Karenanya, pembagian jadwal dan kelas merupakan hal yang penting. Pembagian jadwal dan kelas yang dilakukan secara manual meningkatkan kemungkinan mahasiswa tidak mendapatkan kelas karena tidak adanya koneksi langsung dengan jadwal dosen pengajar.

Pembagian jadwal dan kelas dengan menggunakan sistem informasi tentunya jauh lebih mudah. Sistem informasi akademik akan menyediakan kuota untuk tiap kelas dan terintegrasi dengan jadwal dosen. Karena itu kemungkinan mahasiswa tidak mendapatkan kelas akan terminimalisir.

4. Pengelolaan data dosen, karyawan, dan mahasiswa menjadi susah

Hal paling penting untuk dikelola kampus salah satunya adalah “DATA”, terutama data dosen, karyawan, dan mahasiswa yang menjadi subjek utama dari kampus atau perguruan tinggi. Baik itu data pribadi individu dosen maupun mahasiswa, data pembayaran dan registrasi mahasiswa, data sks dan materi perkuliahan, data karyawan dan kepegawaian yang tentunya sangat banyak untuk ukuran sebuah kampus atau perguruan tinggi. Bisa dibayangkan jika harus mengelola semua data tersebut secara manual, akan sangat susah, ribet, dan rawan akan kesalahan maupun duplikasi data.

5. Akan banyak dokumen kertas yang digunakan

Tidak adanya Sistem Informasi Akademik yang berbasis digital dikampus mengakibatkan semua manajemen dilakukan secara manual. Termasuk pengelolaan data mahasiswa dan dosen yang mengharuskan menggunakan berkas – berkas dokumen kertas. Semakin banyak data yang disimpan dan diolah, semakin banyak pula dokumen kertas yang harus digunakan. Banyak sekali kekurangan dari dokumen kertas dibanding dengan dokumen digital seperti arsip yang kurang rapi, memakan tempat, serta tidak mudah dicari. Hal tersebut juga bertentangan dengan konsep “Paperless Office” yang menjadi arah sebuah instansi kedepannya.

Beberapa hal diatas yang akan ditemukan pada kampus yang tidak menggunakan sistem informasi akademik (SIA). Jadi, bisa dilihat betapa penting dan bermanfaatnya SIA bagi kampus jaman sekarang ini. (lia)