Perkembangan teknologi informasi telah menyentuh berbagai bidang kehidupan. Apabila tidak dimanfaatkan dengan maksimal, maka akan tertinggal oleh kemajuan zaman. Teknologi informasi dapat pula dimanfaatkan sebagai strategi yang sangat jitu untuk meningkatkan keunggulan dalam bersaing.

Perguruan tinggi dapat memanfaatkan teknologi informasi dalam tiga tingkatan, yaitu dalam memberikan dukungan untuk pelayanan, administrasi, sebagai alat bantu pengajaran dan sarana komunikasi serta pemanfaatan untuk pengambilan keputusan. Dengan adanya penggunaan teknologi informasi di perguruan tinggi, keefektifan dalam hal pelayanan terhadap civitas akademika akan turut meningkat karena tak hanya mengandalkan mode manual saja.

Namun dalam implementasinya, tentu saja ditemukan berbagai kendala dalam pemanfataan teknologi informasi di perguruan tinggi. Salah satunya adalah ketidaksiapan SDM dalam mengelola teknologi informasi yang akan disediakan. Untuk mengatasi hal ini, perlu diadakan pelatihan bagi warga kampus agar lebih memahami penggunaan teknologi informasi. Permasalahan kedua yakni soal keuangan. Migrasi data dari kertas-kertas menuju sistem informasi misalnya, tentu saja dibutuhkan biaya yang tidak sedikit. Pengembangan sistem informasi, penyediaan hardware serta software, kebutuhan bandwith dan ruangan untuk penyimpanan server, serta biaya maintenance. Kendala lainnya yang  juga mungkin muncul adalah terkait birokrasi kampus.

Untuk itu sebelum menerapkan teknologi informasi dalam lingkup perguruan tinggi, terdapat banyak hal yang harus disiapkan. Pada tahun 2013, Prof. Richardus Eko Indrajit mengeluarkan e-artikel bertajuk “Menilai Kesiapan Kampus dalam Menerapkan Teknologi Informasi dan Komunikasi” yang didalamnya terdapat 7 domain dan 103 pertanyaan mengenai kesiapan perguruan tinggi dalam memasuki era digital berdasarkan ZEN Framework.

1. Infrastruktur Kampus

Pertanyaan yang terkait dengan infrastruktur kampus diantaranya mengenai jumlah komputer yang ada dan dapat diakses mahasiswa dan dosen di kampus, total bandwith yang sudah dimiliki, sistem operasi legal, ketersediaan gudang data sebagai penyimpanan berkas digital, ruang server, sistem backup, kepemilikan laptop pribadi oleh mahasiswa dan dosen serta staf perguruan tinggi, jaringan internet internal maupun eksternal, besaran cakupan jaringan nirkabel, serta bagaimana civitas academica dapat mengakses data yang dimiliki kampus.

2. Suprastruktur Kampus

Domain suprastruktur kampus berkaitan dengan bagaimana perguruan tinggi menyusun kebutuhan teknologi serta menyusun IT Master Plan yang digunakan sebagai acuan dalam mengembangkan. Perguruan tinggi juga harus memiliki SOP dalam proses pengelolaan teknologi informasi. Dibutuhkan pula standar terkait dengan berbagai piranti (baik hardware maupun software) yang akan digunakan. Dalam domain ini pula disebutkan tentang kebijakan dan peraturan yang mengharuskan segenap civitas akademika untuk memanfaatkan secara intensif teknologi informasi yang akan digunakan.

Sumber dana serta nilai investasi untuk pengembangan teknologi informasi di perguruan tinggi juga dibahas dalam domain ini, apakah berasal dari uang yang dibayarkan mahasiswa, dialokasikan khusus oleh pemilik perguruan tinggi, bantuan dari pemerintah atau investasi dari pihak eksternal.  

Pertanyaan mengenai domain suprastruktur kampus ini terbilang paling banyak daripada domain lainnya, yakni sebanyak 26 pertanyaan.

3. Profil Pemangku Kepentingan

Domain ini terkait dengan materi perkuliahan atau bahan ajar yang dimiliki oleh kampus. Apakah materi perkuliahan tersebut telah memanfaatkan atau melibatkan teknologi informasi dan komunikasi agar mahasiswa lebih mudah dalam belajar. Sebagai contoh, materi dengan file elektronik atau digital atau penggunaan e-learning.

Kemampuan dosen sebagai salah satu pemangku kepentingan juga perlu diperhatikan. Dosen seharusya sudah tidak gagap dalam menggunakan teknologi informasi atau paling tidak dosen harus mahir dalam menguasai aplikasi standar. Perlu diketahui pula berapa jumlah dosen dan karyawan yang memiliki alamat email maupun blog/website yang aktif dipergunakan.

4. Ragam Pemanfaatan dan Aplikasi

Jika dalam sebuah perguruan tinggi sudah mencoba untuk menggunakan teknologi informasi, perlu diketahui mengenai tingkat penggunaan teknologi tersebut. Misalnya seberapa sering dosen mengharuskan mahasiswa untuk menggunakan sumber yang didapat dari internet sebagai referensi dalam perkuliahan, seberapa banyak file digital yang diunduh civitas akademika setiap harinya. Terdapat pula pertanyaan mengenai pemblokiran terhadap website tertentu yang dilakukan sebagai kebijakan dari perguruan tinggi.

Disampaikan pula pertanyaan mengenai jumlah kelas yang dilengkapi dengan peralatan multimedia serta penggunaannya dalam proses pembelajaran di kampus.

Tak ketinggalan, keberadaan CMS (Content Management System), sistem informasi akademik dan aplikasi yang dikembangkan sendiri maupu berasal dari pihak ketiga juga turut menjadi pertanyaan. Mulai dari ketersediaan hingga intensitas penggunaannya. Ditanyakan juga mengenai standar pengkodean data seperti ID untuk dosen, mahasiswa, karyawan hingga kode fakultas yang sudah menggunakan teknologi informasi.

5. Strategi Pendidikan Nasional

Yang berkaitan dengan domain ini adalah strategi tentang kebijakan perguruan tinggi sebagai penunjang dalam melaksanakan proses pembelajaran. Misalnya terkait dengan diperbolehkannya penyelenggaraan mata kuliah berbasis e-learning, himbauan perguruan tinggi mengenai file sharing antar dosen tentang materi perkuliahan,  disediakannya fasilitas teknologi untuk menunjang proses berbagi materi antar dosen.

6. Dampak dan Manfaat Penerapan Teknologi

Domain ini berisi pertanyaan tentang dampak serta manfaat yang dirasakan mengenai keberadaan teknologi informasi bagi perkembangan perguruan tinggi. Ditanyakan pula mengenai kontribusi teknologi informasi yang digunakan dalam peningkatan pengambilan keputusan pembuat kebijakan, maupun terkait peningkatan kualitas pelayanan di kalangan mahasiswa. Misalnya dalam hal melayani berbagai kebutuhan akademik.

Dengan penggunaan teknologi informasi, perguruan tinggi juga harus memperhatikan prestasi atau penghargaan yang diperoleh. Diharapkan agar penggunaan teknologi informasi dapat meningkatkan prestasi dan juga peran perguruan tinggi.

7. Komunitas Eksternal

Perguruan tinggi tidak lepas dari dukungan pemerintah maupun pihak-pihak lain. Keberadaan teknologi informasi semestinya juga dapat menjadi jembatan antara perguruan tinggi dengan perguruan tinggi lainnya, misalnya dari sisi akademis atau operasional. Dengan adanya hubungan yang baik, bukan tidak mungkin terjalin kerjasama yang dapat meningkatkan kualitas penggunaan teknologi informasi yang telah ada.

Sumber: academica.edu