Sistem Informasi Akademik yang lebih dikenal dengan SIA kini telah menjadi layanan yang wajib tersedia dalam sebuah universitas. Layanan ini bertugas untuk mengolah data kegiatan akademik yang ada di seluruh penjuru kampus. Data mahasiswa, perpustakaan, maupun nilai ini akan diolah sampai menjadi data siap saji yang dapat diakses oleh mahasiswa dan karyawan kampus yang bersangkutan.

Sistem Informasi Akademik yang terintegrasi dengan semua sistem informasi yang ada dalam kampus akan membuat kegiatan pengolahan dan perputaran informasi menjadi semakin cepat dan mudah. Sistem Informasi Akademik yang terintegrasi juga mendukung terwujudnya konsep paperless office yang dapat menghemat waktu, tenaga, budget, dan pastinya ramah lingkungan.

Pengadaan Sistem Informasi Akademik yang memberikan benefit untuk kampus tentunya bukan tanpa hambatan. Beberapa hambatan yang sering dihadapi oleh kampus diantaranya:

1. Biaya

Permasalahan umum yang ditemui universitas yang ingin memiliki software Sistem Informasi Akademik sendiri adalah biaya yang relatif besar, SDM atau teknisi yang belum memadai, infrastruktur dan jaringan internet yang belum stabil, dan software yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

Biaya pengadaan Sistem Informasi Akademik tidak sedikit. Untuk pengadaan aplikasi akademik atau pendaftaran online, universitas perlu mengeluarkan biaya mencapai ratusan bahkan milyaran rupiah. Hal ini tentunya menjadi bahan pemikiran universitas-universitas yang ingin memiliki sistem informasi sendiri, terlebih universitas yang masih berada dalam skala kecil dengan jumlah mahasiswa yang juga masih terbatas.

2. SDM

Dalam pengadaan Sistem Informasi Akademik dalam sebuah universitas, dibututuhkan pula SDM yang memadai, baik dari kuantitas maupun kualitas. SDM ini berperan dalam pembangunan infrastruktur dan melakukan monitoring. Teknisi harus selalu siap sedia dalam melakukan perawatan terhadap sistem dan melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan. Jumlah dan kualitas SDM yang tidak memadai akan mempengaruhi performa dari sistem informasi yang berjalan.

3. Infrastruktur

Permasalahan ketiga adalah infrastruktur dan jaringan internet yang tidak stabil. Permasalahan ini terkait dengan permasalahan sebelumnya yaitu dana dan SDM. Pembangunan infrastruktur dan perawatannya yang tidak maksimal dapat berdampak terhadap infrastruktur yang kurang stabil dan mengganggu arus perputaran informasi yang ada di dalamnya. Jaringan internet menjadi syarat utama agar sistem ini berjalan dengan lancar. Jika jaringan terganggu dan tidak stabil maka dapat dipastikan sistem informasi juga akan terhambat.

4. Ketidaksesuaian Sistem

Permasalahan terakhir yang ada dalam pengadaan sistem informasi adalah ketidaksesuaian sistem informasi dengan kebutuhan kampus. Kebanyakan sistem informas akademik masih belum bisa memenuhi semua kebutuhan kampus. Sistem harus memperhatikan permasalahan yang ada, bagaimana tampilannya, apa saja yang akan ada di dalamnya, dan mengedepankan kemudahan operasional bagi karyawan.

Permasalahan pengadaan sistem informasi ini saling terkait satu sama lain. lalu adakah solusi untuk semua permasalahan tersebut? Tentunya ada. Saat ini telah berkembang sistem informasi terintegrasi berbasis Cloud yang dapat menyesuaikan kebutuhan kampus dan menghilangkan semua poin permasalahan yang ada di atas.

cloud-computing

Dengan menggunakan sistem informasi berbasis Cloud, pembangunan infrastruktur dilakukan secara virtual. Pusat penyimpanan dan perputaran informasi akan ada di dalam awan. Karena itu, biaya pemangunan infrastruktur dapat dicoret dari daftar pengeluaran. Layanan cloud ini biasanya menggunakan sistem berlangganan. Universitas hanya melakukan pembayaran untuk biaya berlangganan saja.

Layanan Cloud bertujuan untuk mewujudkan sistem informasi akademik yang ekonomis, seamless dan effortless. Mengedepankan kebutuhan dan kemudahan universitas serta menunjang seluruh kegiatan akademik yang ada di dalamnya.(lia)